Facility Reservation / 体育館予約
Manual Booking and Automatic Publication / 手動予約と自動反映
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As needed / 必要時
Reserve the gym manually / 体育館を手動で予約する
A club administrator must reserve the gym through the Mishima Public Facility Reservation and Information System. The club automation does not make, change, or cancel municipal reservations. / 管理者が三島市公共施設予約・案内システムで体育館を予約します。部の自動処理が、市の予約を新規作成、変更、または取り消すことはありません。
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Once daily / 1日1回
Check reservations automatically / 予約情報を自動確認する
The automation checks the reservation information once a day. / 自動処理で予約情報を1日1回確認します。
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After validation / 検証後
Publish the results on the website / 結果をウェブサイトへ反映する
Validated reservation times and provisional or confirmed status are saved to the management spreadsheet and published on the practice schedule automatically. Municipal booking time remains separate from the club’s practice time. / 検証済みの予約時間と仮予約・本予約の状態を管理スプレッドシートへ保存し、練習予定へ自動で公開します。市の施設予約時間と部の練習時間は、別の情報として管理します。
Weekly Flow / 毎週の流れ
Attendance and Role Assignment / 出欠確認と担当確定
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Mon around 09:00 / 月曜09:00ごろ
Attendance request / 出欠依頼
The attendance form for that week's practice is emailed to the Google Group. If plans change, submit the same form again; the latest response from the signed-in account is used for attendance. / その週の練習用の出欠フォームをGoogle Groupへメールで送ります。予定が変わった場合は同じフォームから再回答でき、ログイン中のアカウントによる最新の回答が出欠に反映されます。
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Thu around 09:00 / 木曜09:00ごろ
Reminder / リマインド
A reminder is emailed to the Google Group before the initial response deadline. / 初回回答締切前に、Google Groupへリマインドメールを送ります。
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Thu 17:00 / 木曜17:00
Initial attendance deadline / 初回出欠締切
The latest response received before 17:00 fixes the role-candidate pool and the participant count used for the cancellation decision. Attending members and their registered guests are counted together. If the total is three or fewer, the regular practice is cancelled. For a practice that proceeds, the form remains open for attendance changes until 30 minutes before practice. A response indicating attendance submitted after 17:00 is added to the attendance list but is not included in the cancellation decision or automatic role selection, and the respondent receives a reminder to reply before the deadline whenever possible. A member who changes their response to “Not attending” after 17:00 is removed from the candidate pool. / 17:00より前に届いた最新回答をもとに、担当候補と中止判定に使う参加人数を確定します。参加表明した部員と登録されたゲストを合計し、3人以下の場合は通常練習を中止します。開催する練習については、練習開始30分前まで出欠変更を受け付けます。17:00以降の新しい参加登録も参加者一覧には反映しますが、中止判定や自動担当選出の対象には含めません。回答者本人へ、次回以降はできるだけ締切前に回答していただくよう、ご案内メールを送ります。17:00以降に不参加へ変更した方は担当候補から外します。
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Thu from 17:05 / 木曜17:05以降
Cancellation or role assignment / 中止判定と担当確定
If the deadline total is three or fewer, the system marks the regular practice as cancelled, closes the attendance form, removes the club calendar event, skips role and key-pickup automation, and emails the Google Group. Members who still want to practice can use the group to coordinate an informal practice and arrange the key, equipment, opening, and locking themselves. A late registration does not automatically restore a cancelled practice, and the system does not change or cancel the municipal facility reservation. If four or more people registered by the deadline, the system selects the setup and return assignees and sends the usual group and individual emails. See How Roles Are Assigned for details. / 締切時点の合計が3人以下の場合、システムは通常練習を中止にし、出欠フォームを閉じ、部のカレンダー予定を削除して、担当割当と鍵受け取りの自動処理を行わず、Google Groupへメールします。それでも練習したい方は、グループで自主練習を相談し、鍵、道具、開錠・施錠を参加者同士で調整してください。締切後の参加登録で中止が自動解除されることはなく、市の施設予約もシステムから変更・取消ししません。締切時点で4人以上の場合は、準備担当と返却担当を選び、通常どおりグループメールと個別メールを送ります。詳しくは担当者の決まり方をご覧ください。
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Fri 13:00-15:30 / 金曜13:00-15:30
Key pickup / 鍵受け取り
The setup assignee collects the school key and records the pickup by 15:30 using the confirmation page linked in the individual email. The practice card on this website then changes from “Not yet confirmed” to “Confirmed”; no assignee identity or confirmation link is published. See How Roles Are Assigned for full instructions. / 準備担当は学校の鍵を受け取り、個別メールに記載された確認ページから15:30までに受け取り完了を記録します。ボタンを押すと、このウェブサイトの練習カードが「未確認」から「受け取り済み」に変わります。担当者名や確認リンクは公開しません。詳しい手順は担当者の決まり方をご覧ください。
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Fri from 15:30 / 金曜15:30以降
Unconfirmed pickup alert / 未確認アラート
If pickup has not been confirmed by 15:30, an alert is emailed to the Google Group. Anyone who can collect the key instead should first notify the group and then complete pickup by 16:30. / 15:30までに鍵受け取りの完了記録がない場合は、Google Groupへアラートメールを送ります。代わりに受け取りに行ける方は、まずグループへ周知し、16:30までに受け取りを完了してください。
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Fri 18:30 / 金曜18:30
Attendance change cutoff / フォームでの出欠変更締切
The attendance form closes 30 minutes before practice. After this point, email any attendance change directly to the Google Group. / 練習開始30分前に出欠フォームを閉じます。これ以降の変更はGoogle Groupへ直接メールしてください。
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Fri by 18:45 / 金曜18:45まで
Equipment / 道具
The setup assignee brings the club racket bag and portable net to the gym before it opens. At around 18:00 on Friday, if the combined number of participating club members and guests is fewer than 10, the portable net does not need to be brought. See How Roles Are Assigned for details. / 準備担当は、開錠前に部のラケットバッグとポータブルネットを体育館へ運びます。金曜18:00ごろの時点で、参加予定の部員とゲストの合計が10名未満の場合、ポータブルネットは持っていかなくても構いません。詳しくは担当者の決まり方をご覧ください。
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Fri 18:45 / 金曜18:45
Opening / 開錠
The setup assignee opens the gym at 18:45. Everyone else is also encouraged to help set up the courts from 18:45 as they arrive. See How Roles Are Assigned for details. / 準備担当が18:45に体育館を開けます。準備担当以外の参加者も、到着したらコート準備にご協力ください。詳しくは担当者の決まり方をご覧ください。
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Fri 19:00-21:00 / 金曜19:00-21:00
Practice / 練習
Indoor gym shoes are required. Everyone helps set up the courts and equipment and clean up afterward. / 体育館シューズは必須です。コートや道具の準備、練習後の片付けは、参加者全員で協力して行います。
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Fri after 21:00 / 金曜21:00以降
Locking and key return / 施錠・鍵返却
After practice, the return assignee locks the gym, returns the key, and takes the equipment back or arranges its next handoff. See How Roles Are Assigned for details. / 練習後は、返却担当が体育館を施錠し、鍵を返却して、道具の持ち帰りまたは次回の受け渡しを行います。詳しくは担当者の決まり方をご覧ください。
Attendance Changes / 出欠変更
How to Change Your Attendance / 出欠を後から変更する方法
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Open the form / フォームを開く
Open the same form / 同じフォームを開く
Open the attendance form from the practice schedule on this website or from the attendance request email. Sign in with the same Google account you used for your previous response. / このウェブサイトの練習予定、または出欠依頼メールから出欠フォームを開き、前回の回答と同じGoogleアカウントでログインしてください。
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Submit Again / 再回答する
Submit a new response / 変更後の内容で再回答する
Enter your updated plans and submit the form again. The latest response from your signed-in account is used for attendance until 30 minutes before practice. Responses submitted after Thursday 17:00 still update attendance, but a new response indicating attendance is not considered for automatic role selection. / 変更後の予定を入力し、フォームをもう一度送信してください。練習開始30分前までは、ログイン中のアカウントによる最新の回答が出欠に反映されます。木曜17:00以降の回答も出欠には反映されますが、新たに参加へ変更した場合は自動担当選出の対象にはなりません。
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After cutoff / 締切後
Email the Google Group / Google Groupへ連絡する
The form closes 30 minutes before practice. After it closes, email any attendance change directly to the Google Group. / 出欠フォームは練習開始30分前に閉じます。締切後の出欠変更はGoogle Groupへ直接メールしてください。
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If assigned / 担当者になった場合
Arrange a replacement / 代役を調整する
After roles are announced, changing your response to “Not attending” before the form closes triggers a Google Group notice. After the cutoff, email the group directly. In either case, no replacement is assigned automatically: contact the group yourself, find someone who can take over, and confirm the handoff. / 担当確定後、フォームの締切前に不参加へ変更するとGoogle Groupへ自動通知されます。締切後はグループへ直接メールしてください。どちらの場合も代役は自動で決まりません。担当者本人がグループで代役を募集し、引き継ぎを確定してください。