Roles / 担当
How the setup and return assignees are chosen each week / 毎週の準備担当・返却担当の選び方
Assigned Roles / 自動選出する担当
The setup role combines four tasks: collecting the school key from the Mishima Municipal Nishikida Elementary School office between 13:00 and 15:30 on Friday, recording the pickup by 15:30, bringing the club racket bag and portable net, and opening the gym at 18:45. / 準備担当は、金曜13:00から15:30までの三島市立錦田小学校事務室での鍵受け取り、15:30までの完了記録、部のラケットバッグとポータブルネットの運搬、18:45の開錠を担当します。
The setup assignee receives an individual email at around 17:05 on Thursday. After collecting the key, open the confirmation link in that email and press the button by 15:30 on Friday. The Google Group is notified and the practice card on the public website changes to Confirmed once the pickup is recorded. The public status contains no assignee identity, confirmation time, or personal link. If no confirmation is recorded by 15:30, the group receives an alert. In an emergency, anyone collecting the key instead should notify the Google Group first and complete pickup by 16:30. / 準備担当には木曜17:05ごろに個別メールが届きます。鍵を受け取ったら、メール内の確認リンクを開き、金曜15:30までにボタンを押して完了を記録してください。記録されるとGoogle Groupへ通知され、公開ウェブサイトの練習カードが「受け取り済み」に変わります。公開状態には担当者名、確認時刻、個人用リンクを含めません。15:30までに記録がない場合は、グループへアラートが送られます。緊急時に代わりに受け取りに行く方は、まずGoogle Groupへ周知し、16:30までに受け取りを完了してください。
At the school office, complete the application form with the date and time, the group name (NIG Badminton Club), and your name. The club racket bag is usually handed over at the entrance to the Animal Facility. At 18:45, unlock the gym, open the doors, and disarm SECOM. / 学校事務室の申込書には、日時、団体名（遺伝研バドミントン部）、氏名を記入します。道具が入った部のラケットバッグは、通常、動物飼育実験棟エントランスで受け渡されます。18:45に体育館を開錠し、扉を開けてセコムを解除します。
Before pickup, review the bilingual form example and gym-unlocking instructions in the Gym Access & Key Pickup Guide / 体育館利用・鍵受取ガイド. This guide is restricted to club members; sign in with an authorized Google account. / 鍵を受け取る前に、上記ガイドで申込書の記入例と開錠手順を確認してください。部員限定資料のため、閲覧権限のあるGoogleアカウントでログインしてください。
The return role covers cleaning up after practice, arming the SECOM security system, locking the doors, placing the key in the return box outside the Mishima Municipal Nishikida Elementary School office, and either taking the equipment back or arranging its next handoff. / 返却担当は、練習後の体育館の片付け、セコムのセットと施錠、三島市立錦田小学校事務室前の返却ポストへの鍵返却、道具の持ち帰りまたは次回の受け渡しを担当します。
If you need help carrying equipment, arranging a handoff, or completing another part of your role, please ask the Google Group for support. / 道具の運搬や受け渡しなどで手助けが必要な場合は、Google Groupでサポートを募ってください。
If you become unable to attend after roles are announced, update the attendance form. The Google Group will be notified automatically, but the system will not assign a replacement. Reply to the group yourself, find someone who can take over, and confirm the handoff. / 担当確定後に参加できなくなった場合は、出欠フォームを更新してください。Google Groupへ自動通知されますが、代役の自動割当は行いません。担当者本人がグループへ返信して代役を募集し、引き継ぎを確定してください。
Candidates / 候補者
For each email address, the role-candidate pool is fixed from the latest Google Form response received before Thursday 17:00. A response indicating attendance submitted after the deadline is added to the attendance list but does not add the member to the automatic role-selection pool. A member who changes their response to “Not attending” after the deadline is removed from the candidate pool. / メールアドレスごとに、木曜17:00より前に届いた最新のGoogleフォーム回答をもとに担当候補を確定します。締切後の新しい参加登録も出欠には反映しますが、自動担当選出の候補には追加しません。締切後に不参加へ変更した方は担当候補から外します。
Only members who selected “Yes, I will attend” before the deadline and have not subsequently changed their response to “Not attending” are considered for a role. / 締切前に「参加します」と回答し、その後「不参加」へ変更していない部員だけが担当候補になります。
Members who choose setup, return, or either role become candidates for the corresponding role. A response entered after selecting “Other” is treated as a reason the member cannot take a role. Because the key confirmation page is restricted to NIG accounts, only attendees who respond using an NIG account can be selected for setup. / 準備担当、返却担当、どちらでも可を選んだ方が、それぞれの担当候補になります。「その他」を選んだ場合の記入内容は、今週担当できない理由として扱います。鍵確認ページは遺伝研アカウント限定のため、準備担当は遺伝研アカウントで回答した参加者から選びます。
Selection Rules / 選出ルール
If an administrator names a setup or return assignee in the Practice Sessions sheet, that assignment takes priority only if the person is eligible based on the deadline snapshot and has not subsequently changed their response to “Not attending.” A manually assigned setup assignee must use an NIG account. / 管理者がPractice Sessionsシートで担当者を指定した場合は、その方が締切時点の回答で候補条件を満たし、その後「不参加」へ変更していないときに限り、手動指定を優先します。準備担当の手動指定には遺伝研アカウントが必要です。
Before the announcement, rerunning the process keeps an existing assignment only while that person remains eligible. After the assignment has been announced, the system preserves it instead of silently selecting a replacement; the assignee arranges any necessary handoff through the Google Group. / 担当発表前は、既存の担当者が引き続き候補条件を満たす場合に限って再実行時も担当を維持します。担当発表後は、システムが黙って代役を再選出することはなく、担当者がGoogle Groupで必要な引き継ぎを調整します。
Among eligible volunteers, priority goes to people with fewer previous assignments recorded in the Role Assignments sheet. / 候補者の中では、Role Assignmentsシートに記録された過去の担当回数が少ない方を優先します。
When another eligible volunteer is available, the system avoids assigning both roles to the same person. / 他に候補者がいる場合は、同じ方が準備担当と返却担当を兼ねないようにします。
If total assignment counts are tied, priority goes to the person who has performed that particular role fewer times. / 担当総数が同じ場合は、その役割の過去の担当回数が少ない方を優先します。
If the counts are still tied, priority goes to the person whose most recent assignment was furthest in the past. Any remaining tie is resolved by a consistent ordering unique to that practice date, rather than alphabetically. / それでも回数が同じ場合は、最後の担当から最も時間がたっている方を優先します。なお同順位の場合は、氏名順に偏らないよう、その練習日に固有の固定順で決定します。
Notifications / 通知
The Google Group receives the setup and return assignments, an attendance summary, and any messages submitted for the whole club. / Google Groupには、準備担当・返却担当、出欠状況、フォームに入力された全体への連絡事項を送ります。
If an assignee later changes their response to “Not attending,” the Google Group receives another email identifying the affected role and asking the assignee to arrange a replacement. / 担当者が後から不参加へ変更した場合は、該当する担当と代役調整のお願いをGoogle Groupへ追加で送ります。
Each assignee receives an individual email with pre-filled Google Calendar links for the assigned duties. The setup email contains separate events for the Friday 13:00-15:30 school-key pickup window and the 15-minute gym-unlocking period before practice. The return email contains an event from 15 minutes before practice ends until 15 minutes afterward for cleanup, locking, and key return. Opening a calendar link does not add the event by itself; review the details and press “Save.” / 各担当者には、担当作業を入力済みのGoogleカレンダー登録リンクを含む個別メールが届きます。準備担当のメールには、金曜13:00から15:30までの学校の鍵受け取りと、練習開始前15分間の体育館開錠を別々の予定として掲載します。返却担当のメールには、練習終了15分前から終了15分後までの片付け・施錠・鍵返却の予定を掲載します。カレンダーリンクを開くだけでは登録されないため、内容を確認して「保存」を押してください。
The setup email also contains a private key-pickup confirmation link. After collecting the key, the assignee opens that confirmation link and presses the button to record completion by 15:30. The private confirmation link is not included in the calendar event. / 準備担当のメールには、個人用の鍵受け取り確認リンクも含まれます。鍵を受け取った後にその確認リンクを開き、15:30までにボタンを押して完了を記録します。個人用の確認リンクはカレンダー予定には含めません。