Roles / 担当
How the setup and return assignees are chosen each week / 毎週の準備担当・返却担当の選び方
Assigned Roles / 自動選出する担当
The setup role combines four tasks: collecting the school key from the Mishima Municipal Nishikida Elementary School office between 13:00 and 15:30 on Friday, recording the pickup by 15:30, bringing the club racket bag and portable net, and opening the gym at 18:45. At around 18:00 on Friday, if the combined number of participating club members and guests is fewer than 10, the portable net does not need to be brought. / 準備担当は、金曜13:00から15:30までの三島市立錦田小学校事務室での鍵受け取り、15:30までの完了記録、部のラケットバッグとポータブルネットの運搬、18:45の開錠を担当します。金曜18:00ごろの時点で、参加予定の部員とゲストの合計が10名未満の場合、ポータブルネットは持っていかなくても構いません。
The setup assignee receives an individual email at around 17:05 on Thursday. After collecting the key, open the confirmation link in that email and press the button by 15:30 on Friday. The Google Group is notified and the practice card on the public website changes to Confirmed once the pickup is recorded. The public status contains no assignee identity, confirmation time, or personal link. If no confirmation is recorded by 15:30, the group receives an alert. In an emergency, anyone collecting the key instead should notify the Google Group first and complete pickup by 16:30. / 準備担当には木曜17:05ごろに個別メールが届きます。鍵を受け取ったら、メール内の確認リンクを開き、金曜15:30までにボタンを押して完了を記録してください。記録されるとGoogle Groupへ通知され、公開ウェブサイトの練習カードが「受け取り済み」に変わります。公開状態には担当者名、確認時刻、個人用リンクを含めません。15:30までに記録がない場合は、グループへアラートが送られます。緊急時に代わりに受け取りに行く方は、まずGoogle Groupへ周知し、16:30までに受け取りを完了してください。
At the school office, complete the application form with the date and time, the group name (NIG Badminton Club), and your name. The club racket bag is usually handed over at the entrance to the Animal Facility. At 18:45, unlock the gym, open the doors, and disarm SECOM. / 学校事務室の申込書には、日時、団体名（遺伝研バドミントン部）、氏名を記入します。道具が入った部のラケットバッグは、通常、動物飼育実験棟エントランスで受け渡されます。18:45に体育館を開錠し、扉を開けてセコムを解除します。
Before pickup, review the bilingual form example and gym-unlocking instructions in the Gym Access & Key Pickup Guide / 体育館利用・鍵受取ガイド. This guide is restricted to club members; sign in with an authorized Google account. / 鍵を受け取る前に、上記ガイドで申込書の記入例と開錠手順を確認してください。部員限定資料のため、閲覧権限のあるGoogleアカウントでログインしてください。
The return role covers cleaning up after practice, arming the SECOM security system, locking the doors, placing the key in the return box outside the Mishima Municipal Nishikida Elementary School office, and either taking the equipment back or arranging its next handoff. / 返却担当は、練習後の体育館の片付け、セコムのセットと施錠、三島市立錦田小学校事務室前の返却ポストへの鍵返却、道具の持ち帰りまたは次回の受け渡しを担当します。
If you need help carrying equipment, arranging a handoff, or completing another part of your role, please ask the Google Group for support. / 道具の運搬や受け渡しなどで手助けが必要な場合は、Google Groupでサポートを募ってください。
If you become unable to attend after roles are announced, update the attendance form before it closes 30 minutes before practice (normally Friday 18:30); this triggers a notice to the Google Group. After the form closes, email the group directly. In either case, the system does not assign a replacement: contact the group yourself, find someone who can take over, and confirm the handoff. / 担当確定後に参加できなくなった場合、練習開始30分前（通常は金曜18:30）の締切までは出欠フォームを更新してください。Google Groupへ自動通知されます。締切後はフォームを更新できないため、グループへ直接メールしてください。どちらの場合も代役の自動割当は行いません。担当者本人がグループで代役を募集し、引き継ぎを確定してください。
Candidates / 候補者
For each email address, the role-candidate pool is fixed from the latest Google Form response received before Thursday 17:00. A response indicating attendance submitted after the deadline is added to the attendance list but does not add the member to the automatic role-selection pool. A member who changes their response to “Not attending” after the deadline is removed from the candidate pool. / メールアドレスごとに、木曜17:00より前に届いた最新のGoogleフォーム回答をもとに担当候補を確定します。締切後の新しい参加登録も出欠には反映しますが、自動担当選出の候補には追加しません。締切後に不参加へ変更した方は担当候補から外します。
Only members who selected “Yes, I will attend” before the deadline and have not subsequently changed their response to “Not attending” are considered for a role. / 締切前に「参加します」と回答し、その後「不参加」へ変更していない部員だけが担当候補になります。
Current Google Group members who choose setup, return, or either role can become automatic candidates for that role once their newcomer grace period has ended. A response entered after selecting “Other” is treated as a reason the member cannot take a role. Because the key confirmation page is restricted to NIG accounts, setup candidates must respond using an @nig.ac.jp account. / Google Groupに在籍し、準備担当、返却担当、どちらでも可を選んだ方は、新人猶予期間が終了すると、それぞれの自動担当候補になります。「その他」の記入内容は、今週担当できない理由として扱います。鍵確認ページは遺伝研アカウント限定のため、準備担当には@nig.ac.jpのアカウントで回答する必要があります。
Newly detected members are excluded from automatic assignment until two calendar months after their Google Group address was first recorded by the system. This uses the first-detected date, not a self-reported joining date or a fixed 60-day period. Members already present when the roster was first created were exempt from this initial grace period. Leaving and rejoining does not reset the original record. / 新しく検出されたメンバーは、システムがGoogle Groupのアドレスを初めて記録した日から2暦月後まで、自動担当から除外します。自己申告の入会日や一律60日ではなく、初回検出日を基準にします。名簿を初めて作成した時点の既存メンバーには、この猶予期間を適用していません。退会後に再入会しても元の記録は引き継がれます。
Selection Rules / 選出ルール
An administrator's explicit manual assignment takes priority and can override the role preference and newcomer grace period. The person must still be a current member who answered “Attend” before the deadline and has not since changed to “Not attending.” A manually assigned setup assignee must use an @nig.ac.jp account. / 管理者による明示的な手動指定は優先され、担当希望と新人猶予期間の例外にできます。ただし、Google Groupに在籍し、締切前に「参加」と回答して、その後「不参加」に変更していないことが必要です。準備担当の手動指定にも@nig.ac.jpのアカウントが必要です。
Before the announcement, an existing assignment is kept while the attendance and account requirements still hold and, for an automatic assignment, the deadline response volunteers for that role. After the announcement, the system preserves the assignment; the assignee arranges any necessary replacement through the Google Group. The priorities below apply when selecting a new assignee. / 担当発表前は、参加とアカウントの条件を引き続き満たし、自動担当の場合は締切時点の回答でその担当を希望していれば、既存の割当を維持します。担当発表後も割当は維持し、必要な代役は本人がGoogle Groupで調整します。以下の優先順位は、新たに担当者を選ぶ場合に適用します。
New automatic assignments use the following priority order. / 新しい自動担当は、次の順に比較して選びます。
First, when another eligible volunteer is available, the system avoids assigning both roles to the same person. / まず、他に候補者がいる場合は、同じ方が準備担当と返却担当を兼ねないようにします。
Next, priority goes to the person with fewer workload points in the 12 calendar months before the practice date. Setup is worth 2 points and return is worth 1 point; doing both is worth 3 points. Manual and automatic assignments count equally. Older assignments do not add workload points. / 次に、その練習日より前の12暦月の負担ポイントが少ない方を優先します。準備担当は2点、返却担当は1点、両方を担当した場合は3点です。手動指定も自動割当も同じ重みで数え、それより古い担当は負担ポイントに加算しません。
If workload points are tied, priority goes to the person whose most recent assignment was longest ago, using all recorded history. Someone with no assignment history takes priority at this step. / 負担ポイントが同じ場合は、記録された全履歴をもとに、最後の担当から最も時間がたっている方を優先します。担当履歴がない方は、この比較で優先されます。
If still tied, priority goes to the person who has performed that particular role fewer times in the previous 12 calendar months. / それでも同順位の場合は、直近12暦月にその役割を担当した回数が少ない方を優先します。
Any remaining tie uses a fixed ordering calculated from the practice date, role and account. Repeating the selection with the same inputs does not create a new random draw. / 最後まで同順位の場合は、練習日・役割・アカウントから計算した固定順で決めます。同じ条件で再実行しても、無作為に選び直すことはありません。
Notifications / 通知
The Google Group receives the setup and return assignments, an attendance summary, and any messages submitted for the whole club. / Google Groupには、準備担当・返却担当、出欠状況、フォームに入力された全体への連絡事項を送ります。
If an assignee later changes their response to “Not attending,” the Google Group receives another email identifying the affected role and asking the assignee to arrange a replacement. / 担当者が後から不参加へ変更した場合は、該当する担当と代役調整のお願いをGoogle Groupへ追加で送ります。
Each assignee receives an individual email with pre-filled Google Calendar links for the assigned duties. The setup email contains separate events for the Friday 13:00-15:30 school-key pickup window and the 15-minute gym-unlocking period before practice. The return email contains an event from 15 minutes before practice ends until 15 minutes afterward for cleanup, locking, and key return. Opening a calendar link does not add the event by itself; review the details and press “Save.” / 各担当者には、担当作業を入力済みのGoogleカレンダー登録リンクを含む個別メールが届きます。準備担当のメールには、金曜13:00から15:30までの学校の鍵受け取りと、練習開始前15分間の体育館開錠を別々の予定として掲載します。返却担当のメールには、練習終了15分前から終了15分後までの片付け・施錠・鍵返却の予定を掲載します。カレンダーリンクを開くだけでは登録されないため、内容を確認して「保存」を押してください。
The setup email also contains a private key-pickup confirmation link. After collecting the key, the assignee opens that confirmation link and presses the button to record completion by 15:30. The private confirmation link is not included in the calendar event. / 準備担当のメールには、個人用の鍵受け取り確認リンクも含まれます。鍵を受け取った後にその確認リンクを開き、15:30までにボタンを押して完了を記録します。個人用の確認リンクはカレンダー予定には含めません。