Privacy Information / 個人情報の取扱い

Weekly attendance / 毎週の出欠

The attendance form collects the signed-in account's email address, attendance, available roles, any reason entered after selecting “Other,” guest count and details, and messages for the club. This information is used to summarize attendance, assign roles, prepare equipment, share club notices, and calculate administrator-only planned-participation and registration-timing statistics. / 出欠フォームでは、ログイン中のアカウントのメールアドレス、出欠、担当できる役割、「その他」を選んだ場合に記入した理由、ゲストの人数と情報、全体への連絡事項を収集します。これらは、出欠集計、担当者の選出、道具の準備、部内連絡、管理者向けの参加予定率・登録時期の集計に利用します。

The system keeps a private roster of Google Group member email addresses, first-detected dates, automatic-assignment eligibility dates, and active or inactive membership status. It uses this record to apply the two-calendar-month newcomer grace period and to determine the active members and eligible practices in the administrator-only statistics. These statistics describe Form responses, not confirmed physical attendance. The roster and member-level statistics are not published. / システムは、Google Groupメンバーのメールアドレス、初回検出日、自動担当の対象開始日、在籍・退会の状態を非公開名簿に保存します。この情報は、初回検出から2暦月の新人猶予と、管理者向け集計での在籍メンバー・対象練習の判定に利用します。統計はフォーム回答に基づく参加予定を示し、実際の来場確認ではありません。名簿と個人別の統計は公開しません。

Membership procedures / メンバー手続き

The membership form collects the signed-in Google account's email address, request type, name, current or requested email address, connection to NIG or SOKENDAI for joining, optional preferred first practice, request details, and required acknowledgements. This information is used only to review and process requests to join, leave, change a registered email address, or contact the managers. / メンバー手続きフォームでは、ログイン中のGoogleアカウントのメールアドレス、申請種別、氏名、登録中または登録希望のメールアドレス、入会時の遺伝研・総研大との関係、任意の初回参加希望日、依頼内容、必要な確認事項を収集します。これらは、入会、退会、登録メールアドレス変更、管理者への連絡の確認と手続きにのみ利用します。

Annual membership renewal / 年度更新の継続確認

The annual renewal Form collects the registered email address, continuation choice, submission time, response identifier, and any verification code. The current Google Group roster is automatically captured and privately frozen at the first renewal run on March 1 to determine that year's targets; its source, capture time and execution account are recorded. If automatic capture fails, managers may confirm a reviewed March 1 roster for recovery. Every choice requires an individual verification email sent to the registered address and a second Form submission using its link. These records are used to verify responses, prepare the manual-removal list from March 20 when no verified continuation response was received by March 19, and notify the person after a manager records actual removal. Review notes, completion times and the recording manager are retained to recover incomplete notifications without duplicate email. Individual responses, verification links, and removal records are available only to authorized administrators and are not published. See the annual renewal and rejoining instructions. / 年度更新の継続確認フォームでは、登録アドレス、継続意思、送信日時、回答識別子、本人確認コードを収集します。3月1日の初回処理でGoogle Groupの現在の名簿を自動取得し、非公開で固定して、その年の対象者を判定します。名簿の取得元・取得日時・実行アカウントも記録します。自動取得に失敗した場合は、管理者が確認した3月1日の名簿を復旧のために確定できます。全員に登録アドレスへの個別の本人確認メールを送り、そのリンクからフォームをもう一度送信して本人確認を完了してもらいます。これらは回答の本人確認、3月19日までに本人確認済みの継続表明がない場合の3月20日以降の手動退会対象一覧の作成、管理者による実際の退会完了記録後の本人への通知に利用します。確認メモ・完了日時・記録した管理者を保持し、重複メールを避けて未完了の通知を復旧します。個別回答、本人確認リンク、退会記録は権限を持つ管理者のみが確認でき、公開しません。年度更新と再入会の案内もご確認ください。

Club members / 部員

Emails to the Google Group and the members-only calendar may include attendance counts, the portion of each respondent's email address before the @ symbol, guest counts by respondent account, confirmed role assignments, and messages entered for the whole club. Guest names and contact details are not included in automated group emails or calendar descriptions. / Google Group宛てのメールと部員限定カレンダーには、出欠人数、回答者メールアドレスの@より前の部分、回答者アカウント別のゲスト人数、確定した担当、全体共有欄の連絡事項が含まれる場合があります。ゲストの氏名や連絡先は、自動送信メールやカレンダーの説明には含めません。

Administrators / 管理者

Individual responses and request records are stored in a private Google spreadsheet that only the owner and explicitly authorized collaborators can open. The web-based admin console also requires Google sign-in and verification against the application's administrator allowlist. / 個別の回答と申請記録は、所有者と明示的に権限を付与された共同管理者だけが開ける非公開Googleスプレッドシートに保存します。ウェブ管理画面の利用にも、Googleログインとアプリの管理者許可リストによる確認が必要です。

Private operational records also retain notification recipients and content, delivery status, and membership snapshots used to preserve historical totals. These support recovery of incomplete work, prevention of duplicate notifications, and stable past aggregates; they are not public exports. / 非公開の運用記録には、通知の宛先・内容・送信状態と、過去の集計を保持するためのメンバー構成の記録も保存します。未完了処理の復旧、通知の重複防止、過去集計の維持に利用し、これらの記録は公開しません。